Lansarea unui magazin online este una dintre cele mai accesibile modalități de a începe o afacere în România. Totuși, pentru a funcționa legal și pentru a evita sancțiunile autorităților, este esențial să respecți reglementările fiscale, normele GDPR și să redactezi politici clare pentru clienți. În acest ghid complet îți explicăm pașii esențiali pentru lansarea legală a unui magazin online în România.

1. Alege forma juridică potrivită (SRL, PFA etc.)

Primul pas pentru a lansa legal un magazin online este înregistrarea unei forme juridice. Cele mai frecvente opțiuni sunt:

• PFA (Persoană Fizică Autorizată) – ideal pentru afaceri mici, costuri mai mici de contabilitate, dar cu limitări la deduceri și număr de angajați.
• SRL (Societate cu Răspundere Limitată) – potrivit pentru afaceri mai mari, cu posibilitatea de a deduce cheltuieli, de a avea asociați și angajați.
• II sau IF (Întreprindere Individuală / Familială) – alternative mai rare, dar posibile.

🔹 Important: Nu poți vinde online fără o formă legală. Vânzările neautorizate pot atrage amenzi ANAF și probleme fiscale.

2. Înregistrarea activității la ONRC

După alegerea formei juridice, trebuie să înregistrezi activitatea comercială la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Codul CAEN specific pentru activitatea unui magazin online este:

• 4791 – Comerț cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet

🔹 Include acest cod CAEN în actul constitutiv și pe certificatul constatator pentru punctul de lucru virtual (dacă nu ai sediu fizic de vânzare).

3. Înregistrare fiscală la ANAF

După înregistrarea firmei, trebuie să te înregistrezi și la ANAF. Iată pașii esențiali:

• Obține un certificat de înregistrare fiscală.
• Înregistrează-te în scopuri de TVA, dacă depășești plafonul de 300.000 lei/an.
• Dacă vinzi produse digitale în UE, trebuie să folosești sistemul OSS (One Stop Shop).
• Trimite declarațiile fiscale periodice (D100, D112, D394 etc.) conform formei juridice.

🔹 Recomandare: Colaborează cu un contabil autorizat pentru a respecta toate obligațiile fiscale.

4. Respectă Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR)

Un magazin online colectează date personale (nume, adresă, email, telefon), așa că respectarea GDPR este obligatorie.

Ce trebuie să faci concret:

• Politică de Confidențialitate – explică ce date colectezi, cum le folosești și cât timp le stochezi.
• Politică Cookies – menționează ce module cookie folosește site-ul și oferă opțiunea de acceptare/refuz.
• Consimțământ explicit – nu pre-bifa căsuțele pentru newsletter sau marketing.
• Securitate IT – protejează datele cu măsuri tehnice și organizaționale (HTTPS, parole, backup).

🔹 Poți numi un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO), dacă prelucrezi date pe scară largă sau sensibile.

5. Redactează Politici clare pentru clienți

Conform legislației din România și UE, orice magazin online trebuie să afișeze următoarele politici:

a) Termeni și condiții

• Descrierea completă a serviciilor
• Modalitățile de plată și livrare
• Responsabilități și limitări
• Drepturile și obligațiile clientului și ale vânzătorului

b) Politica de retur

Conform OUG nr. 34/2014, clienții persoane fizice au dreptul de a returna produsele în 14 zile calendaristice, fără invocarea unui motiv.

c) Politica de livrare

• Termene estimative de expediere
• Costuri de transport
• Companii de curierat utilizate

d) Politica de garanție

Dacă vinzi produse fizice, trebuie să oferi garanție legală de conformitate de minimum 2 ani.

6. Platforma tehnică – cerințe legale minime

Asigură-te că site-ul tău respectă următoarele cerințe legale:

• Date de identificare afișate pe site: denumirea firmei, CUI, J-ul, sediul, datele de contact.
• Afișarea prețurilor cu TVA inclus – conform OG nr. 99/2000.
• Confirmarea comenzii prin email – obligatorie.
• Certificate SSL (HTTPS) – obligatoriu pentru protejarea datelor clienților.

7. Opțional: Înregistrare la Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorului (ANPC)

Dacă vinzi către consumatori finali, este recomandat să:

• Te înscrii în Registrul ANPC (nu este obligatoriu, dar este o practică bună).
• Afișezi linkul către Platforma SOL (Soluționarea Online a Litigiilor):
  https://ec.europa.eu/consumers/odr

8. Emiterea facturilor și bonurilor fiscale

Conform legislației din România:

• Trebuie să emiți facturi fiscale pentru fiecare comandă.
• Dacă încasezi numerar sau ramburs, trebuie să utilizezi casă de marcat fiscală sau soluții de e-facturare și e-încasare.
• Din 2024, sistemul e-Factura este obligatoriu pentru toate tranzacțiile între firme (B2B) și opțional pentru B2C.

9. Ce riscuri ai dacă nu respecți legislația?

Nerespectarea prevederilor legale poate atrage:

• Amenzi de la ANAF pentru neînregistrarea activității comerciale
• Sancțiuni ANPC pentru lipsa politicilor legale sau practici incorecte
• Amenzi GDPR ce pot ajunge până la 4% din cifra de afaceri anuală
• Pierderea încrederii clienților

Lansarea legală a unui magazin online în România implică pași clari: înregistrarea unei forme juridice, respectarea reglementărilor ANAF și GDPR, redactarea politicilor legale, precum și asigurarea transparenței față de clienți. Respectarea acestor reguli nu doar că te protejează legal, ci contribuie și la construirea unei imagini de încredere în fața clienților.